Comment remplacer Exchange et Outlook par des logiciels open source #1 – Le contexte

Cet article a été publié il y a 15 ans 6 mois 16 jours, il est donc possible qu’il ne soit plus à jour. Les informations proposées sont donc peut-être expirées.

Peut-être pensez-vous à la lecture du titre de cet article : « il n’y a qu’a ». Cependant, la question n’a strictement rien de triviale et mérite au contraire que l’on s’y attarde. Comme le sujet est un peu long à traiter, je vais le découper en plusieurs morceaux.

Il convient d’abord de faire un état des lieux. Autant savoir en effet ce que l’on a et ce que l’on doit restituer comme fonctionnalité. A ce sujet, il est évident que chaque cas est particulier. Ce dossier n’a donc pas vocation à donner LA solution, mais plutôt des pistes.

Nous passerons ensuite en revue les solutions techniques susceptibles de remplacer les fonctions d’Exchange et enfin nous verrons comment mettre en œuvre un tel projet.

Mais avant d’aller plus loin, il convient de se poser la question du « Quand ? ». Le contexte doit être propice au lancement de ce type de chantier. Il vaut mieux l’aborder dans le cadre d’une mise à jour significative :  comme un changement de version majeure (migration de Exchange 2000 à 2007 par exemple), une augmentation du nombre de postes, une homogénéisation de systèmes de messagerie, etc.

Difficile sinon de motiver le remplacement d’une solution qui fonctionne.

Il faut donc que le dossier soit argumenté de façon factuelle. Je vous laisse consulter les deux articles  que j’ai écrit à ce sujet :

• Comment monter et vendre un projet open source à sa direction #1 – Les finances
• Comment vendre un projet open source à sa direction #2 – Les arguments

Bien entendu, il vous faudra considérer tous les impacts en termes de compétences des équipes informatiques,  ce projet peut nécessiter des formations. N’oublions pas non plus les utilisateurs qui doivent ici être au centre de toutes les préoccupations car il seront les premières « victimes » de ce projet. Ils peuvent représenter un frein majeur. Accompagnement devra être le maître mot.

Qu’avons-nous là ?

L’usage d’un même outil peut fortement varier d’une organisation à une autre. Microsoft Exchange n’échappe pas à la règle. Vous ne couperez donc pas à une petite étude afin de déterminer le réel usage de cet outil.

Pour ne pas aller trop loin dans ce dossier, je vais arbitrairement en limiter la portée au contour fonctionnel suivant : Messagerie, calendriers partagés et annuaire globale de l’entreprise. Je passe donc sur les fonctions de gestion de contacts ou de tâches qui sont plus rarement utilisées (du moins de façon collaborative et partagées).

Cela peut paraître peu et Exchange fait bien d’autres choses. Mais il s’agit là des fonctions qui sont utilisées à mon avis dans 80% des cas. J’avoue  cependant n’avoir jamais trouvé d’étude à ce sujet pour étayer ce chiffre.

J’inclus cependant la prise en charge des terminaux mobiles qui sont souvent devenus indispensable pour les commerciaux et VIP d’une société.

On veillera notamment à la prise en charge des fonctions suivantes :

• Messagerie : gestionnaire d’absence.
• Calendriers partagés : organisation de réunions.
• Annuaire global : disponibilité en mode hors connexion.

Voilà pour planter le décor. Au prochain numéro nous verrons les différentes solutions techniques envisageables.

Lire la suite : 7 solutions open source pour remplacer Exchange