Archiver automatiquement vos emails avec Thunderbird

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Dernièrement, un client dont je migrais la messagerie de Microsoft Outlook à Thunderbird (cela arrive parfois 🙂 ) me posait une question relativement récurrente :

Comment archiver automatiquement mes emails comme avec Outlook ?

Tout d’abord pour ceux qui ne pratiquent pas Outlook, la fonction d’archivage permet de déplacer selon des règles les emails dans des dossiers d’archivages stockés sur le poste de travail. Une habitude souvent liée aux limitations de stockage des boîtes email en entreprises lorsqu’elles sont gérées par Exchange ou par un serveur de messagerie et le protocole IMAP.

Une pratique liée aussi à la limitation dans le passé et aujourd’hui disparue (50Go maximum avec Outlook 2013) de la taille du fichier de stockage local des emails : le fameux .pst. Une limitation donnant lieu parfois à une collection de fichiers PST à tel point que les utilisateurs ne savaient plus ce qu’ils contenaient ni comment les organiser.

L’archivage automatique, c’est aussi pour pas mal d’utilisateurs qui laissent leurs emails s’empiler dans leur boîte de réception, une façon de faire le ménage sans trop avoir à y penser. Bref que l’on utilise Outlook ou Thunderbird c’est une fonction qui peut être fort utile.

Avertissement : l’archivage des emails sur votre poste local implique une sauvegarde de ces derniers. Si le disque dur de votre ordinateur plante, tout est perdu !

Première méthode : archivage manuel

Thunderbird dispose nativement d’une fonction d’archivage manuelle souvent méconnue. C’est la méthode que j’utilise. Je pratique le Inbox Zero. Je ne trie pas mes emails dans des sous-dossiers, une pratique qui relève pour moi de la pure perte de temps.

Lorsque j’ai traité un email, j’utilise la touche « A » qui provoque l’archivage du ou des emails sélectionnés. Le déplacement s’effectue selon les règles que l’on a paramétrées au niveau du compte de courrier comme vous pouvez le voir sur la copie d’écran qui suit.

Les éléments importants de la configuration sont la localisation du dossier « Archives ». Si l’objet de l’archivage est de libérer de la place, il faut alors configurer le dossier d’archivage dans les dossiers locaux de Thunderbird (pensez à la sauvegarde, bis…).

Ensuite, cliquer sur « Options d’archivage… » pour configurer plus finement l’arborescence qui sera créée. Les options sont assez explicites et illustrées par un exemple. Vous n’avez plus qu’à faire votre choix. Personnellement, je n’utilise qu’un dossier par année. Si je dois retrouver un email, je sais qu’il est « là-dedans ». La fonction de recherche globale de Thunderbird ne marche pas trop mal et je retrouve la plupart du temps facilement mes emails. Pour aller plus loin, je vous conseille des logiciels externes. Par contre, je ne connais que recoll sous GNU/Linux. Si vous avez des solutions d’indexation simple sous Windows permettant de faire des recherches dans les mails de Thunderbird (pièces jointes comprises) je suis preneur.

Deuxième méthode : archivage automatique avec ou sans module complémentaire

Malheureusement, la fonction d’archivage de Thunderbird ne peut pas s’exécuter de façon automatique ou proposer à l’utilisateur de l’appliquer à un ensemble voir à la totalité des dossiers d’un compte. J’ai trouvé à ce jour trois façons de s’approcher de cette fonctionnalité.

La première met en œuvre les filtres de messages. Il s’agit ici par exemple d’archiver automatiquement le contenu d’un compte mail type contact@example.com. Il existe un critère de filtre fort pratique pour notre besoin : « Âge en jour ». Voici un exemple de règles d’archivage des mails de plus de 180 jours.

L’archivage se fait au fil de l’eau chaque fois que vous recevez un email dans votre boîte de réception.

Deuxième méthode plus proche de celle d’Outlook, mais nécessitant un module complémentaire : AutoarchiveReloaded. L’archivage s’étend alors au-delà du dossier sélectionné et s’applique à l’ensemble des dossiers et sous-dossiers de votre compte. Il faut au préalable à l’utilisation de ce module avoir configuré les options d’archivage de Thunderbird comme indiqué précédemment.

Les critères d’archivage peuvent être affinés comme vous pouvez le constater. L’interface est par contre en anglais.

Autre solution : Awesome Auto Archive. Autant vous prévenir c’est de l’artillerie lourde à configurer tant les possibilités au niveau des filtres et des actions sont nombreuses. L’extension est également en anglais ce qui peut ne pas simplifier la tâche. Heureusement, elle dispose d’un mode « dry-run » qui permet de tester le comportement de l’archivage sans que celui-ci ne s’effectue pour autant.

Avec ces deux extensions, on se rapproche sensiblement, voir dépasse les fonctions d’archivage automatique d’Outlook. Avant de choisir une méthode, réfléchissez bien à vos réels besoins pour ne pas enfoncer un clou au marteau-piqueur.

Si vous avez connaissance d’autres solutions, n’hésitez pas à les partager en commentaires 😉 !