Simplifier vos recherches dans Dolibarr

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Dans l’utilisation quotidienne d’un logiciel de gestion d’entreprise, la recherche d’informations occupe une place privilégiée dans le quotidien de l’utilisateur. Ce dernier doit en permanence, et souvent le plus rapidement possible, retrouver la dernière commande pour le client X qui vient d’appeler ou vérifier si une facture fournisseur a bien été réglée. Nous allons voir comment simplifier cette activité dans le logiciel libre Dolibarr.

Etat des lieux

Que propose Dolibarr par défaut ? Regardons dans la version 3.8 les outils disponibles. Les plus accessibles sont des zones de recherche que l’on peut activer dans les paramètres d’affichage en fonction des modules que l’on utilise. C’est déjà un début.

Par contre si votre recherche porte sur un numéro de facture ou de commande, il vous faut d’abord aller sur la page du module concerné : Compta/Tréso ou Commercial selon le cas. Un ensemble de zones de recherche sont alors disponibles.

Vous avez ensuite la possibilité d’affiner vos recherches en utilisant les filtres disponibles dans les différentes « Listes ». D’une manière générale, c’est suffisant pour travailler, mais pas forcément idéal, car il faut enchaîner les clics et sélectionner les bons contextes. Peut-on faire mieux ?

Dolibarr 3.9

Cette version vient d’être officiellement publiée. Une des nouveautés de cette version est une nouvelle zone de recherche.

Comme vous pouvez le constater, elle est déjà idéalement positionnée et s’affiche en haut du menu latéral gauche toujours bien en vu. Deuxième point important, elle permet de rechercher dans bien plus d’entités qu’auparavant. Vous commencez à saisir quelques caractères et une liste déroulante s’affiche pour vous permettre de sélectionner l’entité sur laquelle vous souhaitez lancer la recherche.

Il ne vous reste plus qu’à valider par la touche « Entrée » pour lancer la recherche. Le résultat vous est affiché dans une liste. L’augmentation du périmètre de la recherche dans les entités et la profondeur au sein de ces entités permet de gagner pas mal de temps. Quand je parle de profondeur, il s’agit des informations associées à l’entité. Ainsi lorsque je sélectionne « Tiers », la recherche s’effectue sur les champs suivants du tiers : Nom du tiers, Nom alternatif, Code client, Code fournisseur, Email, URL, Numéro de TVA, Identifiant professionnel 1, Identifiant professionnel 2, Identifiant professionnel 3, Identifiant professionnel 4.

Bref, cette nouvelle recherche va bien optimiser l’usage de Dolibarr. Mais peut-on faire encore mieux ?

Modules complémentaires

J’en ai retenu deux :

• Recherche globale
• Recherche avancée en temps réel

Le premier de ces modules ajoute une zone de recherche dans le menu de droite appelée « Recherche globale ». Une fois la recherche lancée celle-ci affiche un tableau avec les différentes entités pour lesquelles la valeur a été trouvée.

Il vous suffit de cliquer sur l’information qui vous intéresse.

L’approche proposée par le second module est différente. L’objectif est de vous proposer en « temps » réel une liste de résultats dans laquelle vous allez piocher celui qui vous intéresse. Une fois activée, une zone de recherche façon Dolibarr 3.9 s’affiche au sein du menu de gauche. Lorsque vous commencez à saisir les premiers caractères, le module fait immédiatement une recherche dans les entités pour vous proposer un résultat. Vous pouvez alors cliquer sur l’élément qui vous intéresse. Vous pouvez également afficher les résultats sur une page récapitulative comme le propose le module Recherche globale.

Personnellement, j’apprécie l’approche ergonomique proposée par le module Recherche avancé en temps réel. À noter que ce dernier présente quelques dysfonctionnements avec la version 3.8 que j’ai remontés au développeur avec les corrections à apporter.

Le module Recherche globale propose par contre une recherche plus étendue sur les entités Agenda, Projets et Tâches.

À noter que je n’ai pas pu faire fonctionner ces deux modules sur la version 3.9 de Dolibarr.

À vous de privilégier la solution qui répondra le mieux à votre besoin. J’aurais rêvé de la fusion des deux, mais qui sait cela viendra peut-être 🙂

Pour aller plus loin sur Dolibarr, je vous recommande :