ONLYOFFICE, suite bureautique en ligne open source

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clo_bureautique-entrepriseA ce jour, tous les indicateurs démontrent que la suite bureautique de Microsoft que l’on aurait pu croire menacée par les outils en ligne de Google Apps est en train de reconquérir le marché des suites bureautiques en ligne. Une entreprise sur deux utiliserait aujourd’hui une suite mail et bureautique en mode cloud. Bien entendu, toutes n’ont pas pris la mesure ni les conséquences que pourrait avoir pour elle cette externalisation dans les années à venir. Le vrai prix reste encore à payer.

Le réel besoin

Entendons-nous tout de suite sur la notion de bureautique en ligne. Il s’agit ici d’utiliser des logiciels de traitement de texte, de tableur et de présentation depuis un navigateur web. Il n’est pas clair dans l’article cité en lien précédemment si les entreprises utilisent ces outils en lignes ou n’utilisent pas plutôt les capacités de stockage et de partage de fichiers en ligne des offres de Microsoft et Google.

Les fonctionnalités d’éditions que ce soit chez Google ou Microsoft restent tout de même en deçà de ce que peuvent faire des outils comme MS Office et LibreOffice. Cependant dans certains cas d’usage, les possibilités de « coédition » deviennent très utiles, voir indispensables. Elles permettent d’éviter les problèmes de gestion de version des documents ou de mise à jour simultanée.

Pour moi le réel besoin se situe dans ces deux fonctions de l’outil :

  • Stocker et partager facilement un document entre plusieurs personnes situées dans des lieux géographiques potentiellement distants ;
  • Modifier dans un laps de temps très court (voir une simple réunion) un même ensemble de documents ;

Quelles solutions libres ou open source ?

Il existe pas moins de trois solutions qui répondent au besoin du stockage et du partage de fichiers en ligne : Owncloud, Pydio et Seafile. Le partage des fichiers se fait par des mécanismes de synchronisation entre les postes clients et un serveur en ligne. Les utilisateurs travaillent alors avec la suite bureautique installée sur leur poste. Nous avons donc là des solutions équivalentes aux services en ligne OneDrive, Google Drive ou encore Dropbox pour ne citer que les principaux.

Malheureusement ses solutions ne savent pas gérer la mise à jour simultanée d’un document. Au mieux un « conflit » est détecté et le document doublonné. A charge pour les utilisateurs de faire la fusion des données.

Là encore, malheureusement, le logiciel libre n’avait pas de solution équivalentes aux applications en ligne de Google ou de Microsoft. Du côté de LibreOffice, mis à part des annonces répétées de version en ligne de la suite bureautique, toujours rien de sérieux à se mettre sous la dent. Les solutions du type Etherpad même amélioré par Framasoft avec MyPads permettent uniquement (mais c’est déjà un début) de travailler sur le contenu. La mise en forme étant réalisée une fois ce dernier finalisé. Mais Etherpad ne couvre que la partie texte, pas la partie tableur ni présentation.

ONLYOFFICE, la suite bureautique open source qui vient de l’Est

Cela fait déjà pas mal de mois que je suis de plus ou moins loin les avancés de la solution ONLYOFFICE. Publié par la société Ascensio System SIA basée en Lettonie, cette suite propose un ensemble d’outils orientés travail de groupe :

  • Un serveur de messagerie (optionnel) ;
  • Un gestionnaire web de courriels, agendas et contacts  ;
  • Un outil de gestion de la relation client et de facturation ;
  • Un gestionnaire de projets ;
  • Un gestionnaire de fichiers ;
  • Une suite d’outils d’édition de documents texte, tableur et présentation en ligne ;
  • Et également wiki, forums et tchat;

Le tout est totalement intégré dans une unique interface web plutôt jolie. Sur le papier numérique, c’est très alléchant. J’ai donc ouvert un compte d’essai de trente jours pour voir concrètement de quoi il retourne et si cet outil est suffisamment intéressant pour que je l’ajoute à mon catalogue de solutions.

Lors de ma première prise de contact, en début d’année, il était encore nécessaire de mettre en œuvre un serveur sous Windows pour bénéficier des outils d’édition en ligne. Un point à l’époque disqualifiant pour moi. C’est chose révolue désormais puisque l’ensemble de la solution fonctionne sous GNU/Linux. Parmi les modes de mis en œuvre, une installation utilisant Docker est disponible pour les fans de cette technologie.

A l’utilisation

Les premières « sensations » sont plutôt favorables. L’organisation de l’écran est assez simple et la découverte des fonctionnalités rapide.

onlyoffice-ecran

Comme vous le voyez sur la capture, ONLYOFFICE peut s’appuyer sur des solutions de stockage en ligne. Une bonne surprise, Owncloud fait partie des solutions supportées. A ce stade mon petit cœur s’emballe déjà et je m’imagine proposant en option à mes clients Owncloud, la solution pour éditer leurs documents stockés dans ce dernier.

Je passe au deuxième point critique de mon test : l’édition en ligne de document. J’ouvre donc un des documents de test présent et me connecte depuis deux navigateurs différents pour simuler une coédition. Petite déception, rien à voir avec ce que propose Google ou même Etherpad. Il n’est pas possible de voir en temps réel les modifications réalisées par une autre personne.Vous pouvez savoir si un autre utilisateur a ouvert votre document grâce à un petit icône dans la barre de statut en bas.

onlyoffice-texte

Ce n’est que lors de l’enregistrement du document que vous êtes prévenu par une infobulle, qu’une autre personne a modifié le document.

onlyoffice-edition-simultaneePar contre ONLYOFFICE se charge de fusionner les modifications et de les rendre visibles avec une couleur de fond pour la zone modifiée.  Pour les tableurs et présentations par contre, je n’ai pas vu que les modifications étaient ainsi mis en évidence ce qui est plutôt gênant. Un tchat est accessible depuis les documents pour échanger avec les autres utilisateurs ayant ouvert le document.

ONLYOFFICE ne résout donc pas totalement l’équation de la coédition, mais apporte un début de solution.

Je n’ai que survolé les autres fonctionnalités. D’autres personnes que j’ai invitées sur l’instance de test m’ont signalé divers points (non exhaustif) comme :

  • L’absence de page d’accueil ou de tableau de bord global, les applications restent quelque peu cloisonnées même si des liens existent ;
  • Une notion de blog qui tient plus lieu de système de messages sur lequel il est possible de laisser des commentaires ;
  • Les fonctionnalités du module de présentation sont assez limitées ;
  • L’ergonomie du module de gestion de projets un peu délicate à prendre en main ;
  • Le calendrier est « moyen » ;
  • Le système de facturation un peu limité avec l’obligation de créer des articles pour faire une facture ;

Je vous invite à créer une instance de test de la solution ou à l’installer pour vous faire une idée par vous-même et à venir partager ici vos impressions.

Le #Fail

J’en viens au dernier point et non des moindres qui représentent pour moi le principal « fail » de la solution : le format des documents bureautique. ONLYOFFICE utilise en effet OpenXML. J’ai bien tenté de charger un document au format OpenDocument ce qui est tout à fait possible, mais pour l’éditer, il faut le convertir. Autrement dit si je veux pouvoir utiliser l’édition en ligne, je dois passer au format OpenXML ce qui dans ma petite entreprise est juste impossible.

Le support de l’OpenDocument n’est hélas pas prévu pour le moment.

onlyoffice-ODF-support-reponseMais je suis un cas particulier et pour le reste du monde, cela ne posera pas de problème. J’oserais même dire que le choix de ONLYOFFICE est dicté par la réalité du marché. Ce que je n’ai pas testé, c’est jusqu’à où va ce support de l’OpenXML et dans quelle mesure la mise en forme est correctement respectée dans le cadre d’une utilisation conjointe avec la suite MS Office.

Je ne saurais cependant qu’inciter fortement l’éditeur s’il passe par là à considérer le support d’ODF en édition. Je me doute que cela représente une quantité de travail non négligeable et démultiplie la charge de maintenance de l’application. Cependant cela lui ouvrirait des portes, car certains pays comme l’Angleterre qui impose le format ODF dans l’administration. Pour un développement commercial sur le secteur public français ce serait également un gros plus je pense, même si nos politiques sont bien moins courageux qu’outre-Manche.

Ma question finale reste de savoir si j’envisage ou pas de proposer cette solution commercialement. Je serais tenté de répondre oui, même si le non support de l’ODF me fait mal au ventre. Mais le marché reste (et restera) dominé par MS Office. Si au moins cela permet de limiter la diffusion d’Office 365, cela sera déjà un bon début. Prochaine étape, l’installation d’une instance connectée à un Owncloud.

Si vous connaissez une entreprise qui veut faire un bêta test, envoyez-moi là, on trouvera un arrangement 🙂 !

Philippe Scoffoni

Je barbote dans la mare informatique depuis 30 ans (premier ordinateur à 16 ans, un ORIC ATMOS) et je travaille à mon compte au travers de ma société Open-DSI. J'accompagne les associations, TPE et PME dans leurs choix et dans la mise en oeuvre se solutions informatiques libres.

19 réponses

  1. Tatiana dit :

    Bonjour, Philippe. Tout d’abord je vous remercie d’avoir testé ONLYOFFICE et de tous vos commentaires. Je vais les passer à nos spécialistes. Et je voudrais juste parler des fonctions à venir car vous les avez mentionnées dans votre artcile:
    – la coédition proposée par Google et Etherpad sera ajoutée dans la prochaine version permettant de choisir le type de coédition,
    – la page d’accueil ou de tableau de bord global est en train de développement,
    – de nouvelles fonctionnalités du module de présentation,
    – le calendrier sera mis à jour pour la prochaine version, entre outre les utilisateurs auront la possibilité de créer des évenements et envoyer des invitations.

    En ce qui concerne le format OpenXML, ce choix est plutôt dicté par l’utilisation globale de MS Office. A mon avis cela permet de faire le passage de MS Office à un logiciel open source plus facile et d’éviter les problèmes de compatibilité (mise en page, etc) qui on rencontre quand on ouvre un fichier docx bien utilisé par la plupart des entreprises d’aujourd’hui, par exemple, dans LibreOffice.

    Encore une fois merci de tous vos commentaires!

  2. Bonob0h dit :

    C’est quand même ballot que l’édition collaborative en simultanée ne soit pas disponible !
    Je rappel aussi que c’est des « projets » de Libre Office / OpenOffice qui annoncés depuis longtemps ne semblent êtres que « arlésiennes » alors même que pour le télétravail et bien d’autres besoins c’est l’essentiel.

    Coté facture j’ai toujours pas trouvé comment on créé un article … si au moins … car du coup ça bloque la création de la facture … d’autant plus qu’on peut aussi avoir besoin de créer le « produits/service » quand on édite la facture et que même ça n’est pas possible alors que c’est l’essentiel quand on commence …

    Etc …

    Bref quel dommages …. de développer qq chose avec des fonctions pas forcément essentielles mais que celles qui le sont ne sont pas encore faites …. et puis de l’opensoruce qui ne prend pas en compte LE format de base … c’est quand même … le pompom !

  3. A la décharge de Bonob0h, son commentaire a été rédigé alors que celui de Tatiana était en attente de modération :-p
    Pour les formats, oui le marché dicte souvent sa loi. Ce n’est malheureusement pas pour cela que c’est bon pour l’utilisateur 🙂

  4. Tatiana dit :

    Bonob0h, en ce qui concerne coté facture, il est toujours possible de créer une liste d’articles ou d’ajouter un nouveau service lors de la création de la facture. Pour en savoir plus je vous pris de lire nos instructions – http://helpcenter.onlyoffice.com/fr/guides/create-invoices.aspx#step6

    Remarque: L’option Créer nouvel article n’est disponible que pour les administrateurs du module CRM et du portail.

  5. Jeyg dit :

    ownCloud supporte la co-edition de documents, via son application… Documents.

  6. @jeyg la dernière fois que j’ai testé c’était pas top… Mais c’est vrai que c’était il y a au moins 6 mois voir plus. Je vais refaire une passe. Merci de faire un Up sur cette fonction d’Owncloud.

  7. Bonob0h dit :

    @Tatiana …a voila c’est seulement le « patron » qui a le droit de créer un article … pas bien ça 😉
    Il faut que les admin puissent donner des droits 😉 et que les simples utilisateurs aient une alerte avec une bulle « demandez a votre admin les droit de créer un article en vente ou sinon dites lui de le créer lui même »

    Coté format de fichier … que le format de microsoft soit présent ne pose pas de problème. Qu’il soit imposé en pose un gros.
    Dans ce cas proposer les deux format de travail en ligne …
    C’est plus de travail mais c’est aussi a terme plus de mobilisation a utiliser autre que microsoft 😉 donc Libre / Opensource

    @Jeyg tu parle de co-édition en temps réel ou temps différé ?

    @philippe … voila ce qui se passe quand on met une sécu d’état d’urgence antitroll 😀
    On se fait le test d’écriture simultanée ? 😉

  8. Ghis dit :

    Très intéressant, merci Philippe. Tout comme toi, je regrette fortement le non support d’odt en édition.
    J’ai testé il y a quelques jours l’édition en ligne d’owncloud dans sa dernière version d’un odt (je ne sais pas comment c’était quelques versions en arrière, donc si c’est nouveau ou pas), j’ai apprécié que l’on puisse visualisé correctement en ligne un odt contenant des images et des tableaux (ce que je trouve qui manque terriblement aux versions etherpad par défaut, mais je crois qu’il y a des plugins qui vont bien pour ça), mais on ne peut en revanche créer ou ajouter images et tableaux dans owncloud en ligne (en résumé : création ko, mais édition et lecture ok). Après c’était peut-être plus la co-édition qui t’intéressait j’imagine, pas testé.

  9. Jeyg dit :

    @Bonob0h temps réel.

  10. Tatiana dit :

    @Bonob0h merci de tous vos commentaires. Je les ai passés à nos spécialistes.

  11. Bonob0h dit :

    @tatiana … Prenez le chemin de Philippe si des échanges plus complets vous intéressent tant coté fonction / ergonomie / stratégie / etc pour un outil comme OnlyOffice …
    Mes première réflexions voire même schémas de projets remontent à 2000/2002 que je peaufine depuis si un jours une équipe qui développe déjà sache écouter au lieu de répondre : tagueuletakacoder 😉
    Pour infos depuis déjà plusieurs années j’en suis jusqu’à l’intégration en Web3D++ c’est a dire notamment dans le cadre d’un navigateur/viewer 3D d’environnement virtuel …
    Déjà avec les techn actuelles vous pourriez organiser des présentations / séminaires etc dans des espaces virtuel 3D pour faire « Comme en Vrai » sans avoir besoin de lieux physique, ou alors pour interfacer le réel et virtuel d’événements ..

    @Philippe et @Jeyg … y a pas déjà des modules ether-Pad/Calc etc dans Owcloud ?

    @Ghis Visualiser des doc c’est pas très compliqué mais limité … Nous sommes en 2015 ! Le libre / Opensource est bien en retard …. alors même qu’un Tsunami numérique pourrait débouler dans les prochain 6 à 18 mois par le biais de Facebook en 3D qui ne rêve que d’une chose : développer un seul Web en 3D …. mais entièrement dépendant / fermé a l’huile bien visceuse Facebookienne …

  12. Fred dit :

    Bonjour, j’arrive un peu tard sur la conversation, mais je découvre a peine votre blog, qui est très intéressant et instructif. Étant moi même un utilisateur ownCloud convaincu (j’ai une instance sur un serveur dédié en Allemagne), je viens de découvrir deux nouvelles applications pour ownCloud qui me sembles prometteuses, tout d’abord un outil de messagerie / visio conf collaboratif « Spreed.me » étant donné que ce n’est pas le sujet du post je laisse le lien pour les curieux ( https://apps.owncloud.com/content/show.php/Spreed.ME?content=174436 ) . Et surtout la sortie de Libre Office Online qui semble justement palier aux problèmes de support d’open document (En même temps c’est logique, c’est Libre Office), bon on est d’accord c’est la version 0.1 donc hors de question d’une mise en production dans une entreprise, mais je vais suivre tout cela de près. Êtes-vous au fait de ses nouvelles et si oui avez-vous déjà testé ces applications ? Bonne journée

  13. @Fred : j’avais vu passer l’infos. Le besoin n’est pas tellement de pouvoir éditer des documents en ligne, mais surtout de le faire collaborativement. Si j’utilise encore de temps en temps les Google Apps c’est uniquement pour cela… Nous avons bien etherpad en libre, mais il manque l’équivalent pour les tableurs, diaporama voir pour la PAO.

  14. Tatiana dit :

    Bonjour,

    Je voudrais préciser que la nouvelle version des éditeurs en ligne est actuellement disponible dans la version SaaS et Enterprise Edition ( la version open source va être disponible ). Elle offre la possibilité de co-éditer les documents comme dans Google Docs et choisir le mode de coédition, aussi bien que suivre les modifications, les accepter ou refuser lors de la révision.

  15. Bonob0h dit :

    Bonjour Tatiana. Merci pour ces informations 😉
    Quand vous évoquez « co-editer » parlez vous de simultanéité ?
    Je ne me rappel plus, mais y a t il une fonction de « commentaires » sur des mots / phrases ?
    Quand sera disponible la version Opensource ?

    Sinon je viens de voir votre procédure d’utilisation gratuite pour les associations. C’est sympa mais l’obligation de bannière en page d’accueil est un peux trop problématique. Si les associations on plusieurs aides qui demandent une bannière en page d’accueil cela pollue le site.
    Il faudrait envisager la possibilité dans une page du type : Ils nous aident OU Nos Partenaires OU Nos Mécènes, etc
    Ce serait moins envahissant. Par ailleurs les personnes qui visitent des sites associatifs se rendent souvent sur les pages citées. C’est du coup possiblement mieux mis en valeur que des bannières auxquelles plus personne ne porte attention 😉
    A propos de Mécène, il serait intéressant de développer une politique avec les associations des pays de l’EU, ce qui permet des réductions fiscales à votre entreprise basée a Riga 😉
    Avec Philippe, nous préparons un projet de d’Association/Fond De dotation pour financer des développements de Logiciel Libre / Opensource. Que diriez-vous d’en discuter ?

  16. Tatiana dit :

    Bonjour @Bonob0h,
    Oui, quand j’évoque « co-editer » je parle de simultanéité. En ce qui concerne les commentaires, ONLYOFFICE permet de commenter des mots et des phrases (version SaaS et Enterprise Edition). La version open source sera disponible bientôt ( nous sommes en train de la tester et préparer toute la documentation nécessaire ).

    Si vous voulez utiliser ONLYOFFICE gratuitement, il vous suffit de créer un portail et me communiquer son nom à press@onlyoffice.com en plaçant une bannière sur une page du type : Ils nous aident OU Nos Partenaires OU Nos Mécènes, etc. ( nous allons ajouter cette information, c’est une très bonne suggestion ).

    En ce qui concerne le projet d’Association/Fond De dotation, ce serait bien d’avoir plus de détails. Mon adresse email est press@onlyoffice.com

    Merci pour l’intérêt que vous portez à ONLYOFFICE.

  17. Bonob0h dit :

    Bonjour @tatiana
    Merci pour ces détails et j’espère que vous n’abusez pas trop de la vodka pour digérer mes infos transmises par mail 😉

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