ERP : Quand le mettre en place ?

Le 29 nov, 2012 • Catégorie: Dans la pratique
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ERP-puzzleJe commence une petite série d’articles répondant à des questions que l’on me pose régulièrement dans le cadre de mes activités professionnelles chez Open-DSI.  Les ERP ou logiciels de gestion intégrés sont en général les clés de voûte de l’informatique d’une entreprise. A quel moment deviennent-ils indispensables ? Peut-on s’en passer ? Comment le choisir ? En quoi le choix d’un ERP open source est-il pertinent ? Autant de question auxquelles je vais essayer d’apporter un éclairage.

La vie d’une entreprise est rarement un long fleuve tranquille. Elle est souvent semée d’embûches, de coup de stress et de long tunnel dont on a l’impression que l’on ne sortira jamais. Pourtant, il faut parfois prendre le temps de se poser et analyser ses pratiques et son fonctionnement.

Au tout début d’une entreprise, on se contente en général d’utiliser les outils bureautiques que l’on connaît. La suite Microsoft Office règne en maître sur les entreprises naissantes. Pas un Business Plan qui ne soit fait sur Excel, les premières présentations sur Powerpoint, etc…

Chez Open-DSI, nous avons fait le choix de LibreOffice qui à ce jour remplit parfaitement son rôle et nous évite de payer les quelques centaines d’euros de licence des produits Microsoft.

Lorsque l’activité se développe, le nombre de devis, factures que l’on émet peut selon l’activité croître de façon importante. Souvent les outils bureautiques commencent à atteindre leur limite, bien qu’avec un peu d’organisation et de rigueur il soit déjà possible de faire pas mal de choses.

Mais cela peut vite devenir compliqué si l’on doit gérer des stocks. Le lien avec les commandes devient alors important pour éviter les ruptures d’approvisionnement par exemple. Le suivi du chiffre d’affaires et son analyse vont aussi demander de consolider les documents bureautiques, ce qui prend du temps, génère de la double saisie et au final rend difficile le suivi de l’activité de l’entreprise.

Vient donc ce moment où le besoin de centraliser toutes les données devient prégnant, voire indispensable à la poursuite du développement de l’entreprise.

Il n’y a pas de règle sur “le bon moment”. Chaque entreprise ou presque est un cas particulier. Ce que l’on pourrait dire, c’est que l’ERP s’impose dés lors que :

  • le fonctionnement de l’entreprise devient difficile à cause d’erreurs, retraitement, double-saisie des informations;
  • les données sont disséminées entre différents fichiers, personnes ou services;
  • il devient difficile de tracer le déroulement des processus de l’entreprise;
  • la visibilité sur les coûts internes est trop complexe ou impossible à établir;
  • etc…

L’idéal pourrait être de choisir un ERP dés la création de l’entreprise. Et pour certaines grosses “start-up” cela se justifie. Attention cependant, car la mise en place d’un ERP est structurant pour une entreprise. Et son choix dépend aussi de l’activité de l’entreprise. Une mise en place trop prématurée, c’est prendre le risque d’introduire une rigidité et des fonctionnements inadaptés. Il faut qu’il y ait déjà une certaine maturité de l’entreprise sur son fonctionnement et ses objectifs.

Ce “bon moment”, il faut aussi essayer de l’anticiper pour ne pas se retrouver acculé dos au mur et surveiller les indicateurs que je citais. La mise en place d’un ERP demande du temps et nécessite au démarrage une période d’ajustements. Conclusion, m’attendez pas la dernière minute pour installer un ERP.

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    9 Commentaires»

    1. Martignago
      29 novembre, 2012 à 09h08

      Il me semble que la production de facture, doit se faire par le biais d’un logiciel de facturation. Mais il faudrait vérifier auprès d’une CCI

    2. Philippe
      29 novembre, 2012 à 09h23

      Une facture se fait avec n’importe quel logiciel, y compris un éditeur de fichier texte. Elle doit comporter un certain nombres d’informations. Mais il n’y a aucune obligation en matiére d’outils. Chacun est libre d’utiliser celui qui lui convient, que ce soit un tableur ou un logiciel plus sophistiqué comme les ERP.

    3. Dominique
      29 novembre, 2012 à 10h19

      Bonjour,
      J’ai esquissé un sourire en lisant ton article, car cela me rappel le départ de mon entreprise avec mes 2 associés et en grand bordélique que je suis je voulais absolument structuré l’entreprise dès le départ afin de la lancer sur de bons rails sans justement y induire trop de rigidité, mais il était hors de question de gérer les propositions commerciales facturations et suivi client avec des outils de bureautique standard, j’en ai toujours fait l’amer constat après quelques années c’est un “foutoir sans nom” , alors après beaucoup de lectures de tergiversations de tests notre choix c’est vite porté sur Dolibarr http://www.dolibarr.fr/ qui après 4 ans nous satisfait toujours autant, même si son interface n’est pas très ergonomique, il est d’une redoutable simplicité ce qui est important quand on démarre une activité et encore merci a Dolibarr d’avoir structuré notre entreprise dès le départ

    4. Alexis de Lattre
      30 novembre, 2012 à 09h05

      Effectivement, ce n’est pas facile de trouver le bon moment. Il y a aussi un moment où “on n’a plus vraiment le choix”, notamment quand on commence à avoir des problèmes d’accès simultané aux données, ce qui pose problème avec les documents bureautique ! Pour ceux qui s’intéressent aux ERP OpenSource, j’ai publié mon retour d’expérience sur OpenERP :

      http://people.via.ecp.fr/~alexis/openerp/

    5. Philippe
      30 novembre, 2012 à 09h25

      @Alexis : le moment “on n’a plus vraiment le choix” est malheureusement celui le plus souvent retenu pour la mise en place d’un ERP :-)

    6. alaingre
      30 novembre, 2012 à 21h08

      Bonsoir

      A propos de la facturation il faut distinguer deux choses:

      1) les obligations de facturations proprement dites

      A ce niveau aucun logiciel n’est requis. En revanche les obligations diffèrent selon les situations
      http://www.apce.com/pid857/factures.html?

      2) Les obligations qui découlent de l’utilisation d’un logiciel de facturation

      A ce niveau l’entreprise doit être en mesuse de conserver les données (élémentaires) de la facturation de façon à pouvoir à satisfaires aux obligations propres à l’utilisation d’un logiciel (de caisse, de facture, de comptabilité) à l’origine d’une déclarations fiscales (TVA, Impôt sur les bénéfices ou les sociétés …)
      http://bofip.impots.gouv.fr/bofip/4895-PGP.html?ftsq=logiciel&identifiant=BOI-CF-IOR-60-40-20120912

    7. alaingre
      30 novembre, 2012 à 21h22

      En complément voici un petit exposé juridique – un plus concret que le documentation fiscale “pure et dure” sur les obligations qui découle de l’utilisation d’un logiciel qui va alimenter la comptabilité et donc les déclarations fiscales
      http://editions.efe.fr/analyses-experts/nlaefi61/faire-de-votre-application-comptable-un-allie-lors-d-un-controle-fiscal-informatise.html

      Pour résumer il s’agit d’une obligation darchivage dans un format non propriétaire des données élémentaires (de la caisse, des factures, de la comptabilité ….) qui sont dans le périmêtres des articles L47 et L102 du livres des procédures fiscales. Ne pas confondre l’archivage et la sauvegarde (souvent dans un format propriétaire) – Bref un contrainte légale qu’il ne faut pas négliger lorsqu’on met en place l’organisation des logiciels dans une entreprise

    8. Philippe
      30 novembre, 2012 à 21h28

      Merci Alain pour ces précisions très importantes effectivement. Je pensais que la conservation papier pouvait être suffisante…
      Par contre cela ne semble s’appliquer si l’on tient sa comptabilité soi-même. dans le cas où j’utilise juste un outil de facturation, mais transmet ensuite les éléments à un cabinet comptable, l’obligation d’archivage tient-elle toujours ?

    9. alaingre
      30 novembre, 2012 à 23h27

      Bonsoir Philippe

      L’obligation d’archivage s’applique aussi bien à celui à celui qui tient sa comptabilité lui même qu’a celui qui se contenterait, comme tu le dis, de “transmettre ensuite les éléments à un cabinet comptable”.
      C’est le fait d’utiliser un logiciel (de facturation) qui entraîne l’obligation d’archivage (des données de facturation) comme c’est le fait d’utiliser un logiciel pour tenir sa comptabilité qui entraîne l’obligation d’archivage (des données comptables).

      Tu peux faire un parallèle avec d’autres obligations qui découlent des moyens utilisés :

      Par exemple tu peux choisir de rouler à bicyclette. Cela t’obligera à respecter le code de la route mais tu n’auras pas d’autres contraintes (légales)
      En revanche si tu choisi d’utiliser une voiture. Cela t’obligera à avoir un permis de conduire et une assurance (et bien sur aussi de respecter le code de la route).

      Tu fais tes factures sans utiliser de logiciel – tu n’auras que les obligations de facturation
      Tu fais tes facture avec un logiciel – tu auras les obligations de facturation + l’obligation d’archivage (même si tu n’es qu’un auto entrepreneur dont les obligations comptables sont réduites)